9 kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả dành cho dân công sở


5.0 (10 đánh giá)

Tại sao lại có những người làm được rất nhiều việc, có những người cả ngày không hoàn thành một thứ gì? Câu trả lời chính là: Những người thành đạt có kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả!

Vậy, kỹ năng quản lý thời gian là gì? Làm sao để bạn mài dũa những kỹ năng đó của mình?

Hãy cùng 2IDEA tìm hiểu nhé:

Sắp xếp bàn làm việc ngăn nắp - Kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả cho dân công sở

anh-ban-lam-viec-ngan-nap

Ảnh bàn làm việc ngăn nắp

Bàn làm việc quá bừa bộn sẽ làm giảm sự tập trung của bạn. Hãy dành thời gian sắp xếp, phân loại giấy tờ một cách gọn gàng, khoa học để bạn có thể tập trung vào công việc tốt hơn.

Chia nhỏ công việc, tránh ôm đồm quá nhiều việc một lúc

chia-nho-cong-viec

Chia nhỏ công việc ra sẽ giúp bạn dễ dàng thực hiện và kiểm tra tiến độ hơn rất nhiều.

Bạn sẽ dễ cảm thấy áp lực trước một nhiệm vụ quá lớn. Để giải quyết vấn đề này, bạn hãy chia nhỏ công việc và sắp xếp thành một quy trình nhiều bước với các mốc deadline tương ứng.

Mỗi công việc nhỏ này sẽ cho bạn cảm giác dễ dàng để hoàn thành hơn. Bạn sẽ không còn cảm thấy khó khăn như lúc ban đầu.

Kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả thứ 3: Hãy ghi chú những những nhiệm vụ lặp lại

Quản lí thời gian là 1 trong những kí năng rất quan trọng để phát triển bản thân.

Nếu bạn cảm thấy mình cứ lặp đi lặp lại một nhiệm vụ mỗi ngày, bạn đang làm việc thiếu hiệu quả. Cải thiện tình trạng này bằng cách ghi chú lại quá trình cũng như thời gian thực hiện để rút kinh nghiệm và tìm ra những phương án tốt hơn.

Nâng cao kỹ năng văn phòng để tăng năng suất làm việc của bạn

( Ảnh )

Sử dụng tốt các kỹ năng văn phong: vi tính, đánh máy, kỹ năng tìm kiếm trên mạng hay sử dụng các phần mềm hỗ trợ công việc sẽ giúp bạn tiết kiệm nhiều thời gian hoàn thành công việc.

ki-nang-van-phong

Bên cạnh đó, dành thời gian học thêm các công cụ hữu ích hoặc tham gia các khóa học để nâng cao kỹ năng làm việc, giúp bạn tăng năng suất làm việc một cách đáng kể.

Sử dụng ma trân thứ tự ưu tiên để quản lý thời gian hiệu quả

Nghe có vẻ phức tạp nhưng về cơ bản, bạn chỉ cần chi công việc của mình thành những thứ tự ưu tiên nhưng sau

Hình ảnh ma trận quản lí thời gian được áp dụng rất nhiều tại các công ty lớn.

QUAN TRỌNG + KHẨN CẤP

Đây là những việc mang tính ngắn hạn, bạn không thể không làm ngay lập tức. Ví dụ như đến hạn chót của một công việc nào đó, bài thi ngày mai, hay công việc gia đình,...

QUAN TRỌNG + KHÔNG KHẨN CẤP

Đây là những việc mang tính chiến lược, dài hạn. Có thể những công việc này sẽ không mang đến kết quả ngày cho bạn, nhưng trong dài hạn, những gì chúng mang lại rất bền vững.

Những công việc này bao gồm như lập kế hoạch, học tập, trau dồi kỹ năng,....Bạn hãy dành nhiều thời gian hơn cho những công việc này nhé.

KHẨN CẤP + KHÔNG QUAN TRỌNG

Những công việc này bao gồm trả lời điện thoại, mail, in nhắn… không cần thiết; sinh nhật, đám cưới của người bạn không thân thiết… Giải pháp cho bạn là hãy giao phó cho người khác.

KHÔNG KHẨN CẤP + KHÔNG QUAN TRỌNG

Đây là những việc tối kỵ với những người thành công, những việc vô thưởng vô phạt, làm hay không làm cũng không mang lại ý nghĩa, khác biệt gì lớn.Ví dụ như những việc như chơi game, lướt facebook, xem phim… quá nhiều mà chẳng mang lại lợi ích nào.

Áp dụng quy tắc Pareto

ki-nang-mem-van-phongẢnh minh hoạ

Less is more. Hãy luôn nhớ rằng 80% kết quả đến từ 20% những công việc mà bạn làm. Vì vậy, hãy tập trung và những công việc quan trọng nhất và cố gắng hoàn thành chúng đầu tiên các bạn nhé.

Đừng cố gắng multi-tasking

cach-quan-li-thoi-gian-hieu-qua

Hãy tập trung vào những việc quan trọng để đạt hiệu quả cao nhất.

Bạn từng xem trên tivi về những siêu doanh nhân thành đạt luôn làm mọi việc cùng lúc: vừa trả lời điện thoại, vừa lập kế hoạch, vừa điều phối nhân viên. Đáng tiếc là đó lại không phải là hình ảnh ngoài đời thực của những người năng suất nhất.

Bạn hãy cố gắng tập trung vào một công việc cụ thể. Bạn có thể đặt ra từng mốc thời gian cho công việc. Như vậy, bạn sẽ dễ dàng tập trung vào công việc của mình hơn.

Phương Pháp Pomodoro để quản lý thời gian hiệu quả

hoc-cach-quan-li-thoi-gian-voi-quy-tac-ca-chua

Nếu bạn chưa biết đến  kỹ thuật Pomodoro thì hãy thử áp dụng ngay nhé.

Phương pháp hay kỹ thuật Pomodoro rất đơn giản như sau: Khi phải đối mặt với nhiệm vụ lớn hoặc chuỗi nhiệm vụ thì chia ra thành các nhiệm vụ nhỏ để làm trong một khoảng thời gian ngắn, xen giữa các khoảng làm việc ngắn sẽ là những “kì nghỉ” ngắn.

Phương pháp này sẽ huấn luyện bộ não của bạn tập trung làm việc trong một thời gian ngắn, giúp bạn rơi vào tình thế luôn có những hạn chót để hoàn thành công việc và cũng thường xuyên được nạp lại năng lượng. Bạn có thể cải thiện sự tập trung và “sự có mặt” đúng nghĩa của mình với Pomodoro.

Sử dụng ứng dụng lập kế hoạch và nhắc nhở công việc

Công nghệ luôn là người trợ thủ đắc lực nhất để bạn quản lý thời gian hiệu quả. Có vô số phần mềm miễn phí để bạn có thể lựa chọn.

Cá nhân tôi thích sử dụng Lịch của Google để lên kế hoạch và ứng dụng Trello để quản lý dự án. Chỉ với hai ứng dụng đơn giản này nhưng năng suất làm việc của bạn sẽ tăng lên đang kể đấy.

huong-dan-su-dung-lich-cua-google

Google Calendar giúp quản lí thời gian cực kì hiệu quả và tiện lợi.

Bạn không cần sử dụng cả 9 phương pháp này. Chỉ cần thành thạo 3 trong số 9 phương pháp là bạn đã có thể tăng năng suất của mình lên đáng kể rồi.

Hãy mạnh dạn thử nghiệm để tìm ra phương pháp phù hợp với mình nhất nhé. Chúc các bạn thành công!

Tại 2Idea, chúng tôi cung cấp dịch vụ in ấn sổ tay và thiết kế thương hiệu. Để sở hữu những mẫu sổ tay đẹp, ấn tượng dành riêng cho doanh nghiệp của bạn hoặc làm quà tặng, hãy tham khảo sản phẩm tại website: http://2idea.com.vn/san-pham/so-tay hoặc liên hệ với chúng tôi theo thông tin sau đây:

VPGD: 28 ngách 4, ngõ 360 đường La Thành, quận Đống Đa, TP. Hà Nội.

Tel: 024.3512.2882

Hotline: 098 357 1900

Email: info@2idea.com.vn

Website: www.2idea.com.vn

Tham khảo thêm một số bài viết dưới đây :

Hướng dẫn lập kế hoạch cá nhân - Chìa khóa dẫn đến thành công


Bài viết khác

7 Nguyên tắc lập mục tiêu cho 2021

Lại một năm nữa sắp kết thúc. Năm 2020 này của bạn thế nào? Bạn có đạt được những mục tiêu mà mình đề ra nhiều năm nay?

2021 sắp tới rồi và bạn đang xem xét và đưa ra các kế hoạch mới trong năm mới? Trong đầu bạn luôn đặt ra những câu hỏi đại loại như: Kế hoạch của năm sau là gì? Mình phải làm gì trong năm này?...


Phân biệt sổ tay bìa da – 9 phương pháp đơn giản

Khi đi mua hay đặt làm sản phẩm, việc phân biệt sổ tay bìa da thật và sổ tay giả da là vô cùng quan trọng. Trong ngành sản xuất sổ da, 2 chất liệu chủ yếu thường xuyên được sử dụng đó là da thật (da bò, da hươu, da cá sấu,...) và simili giả da hay còn gọi là PU.


8 chất liệu in card visit nhanh phổ biến của doanh nghiệp

Có thể nói thiết kế là linh hồn còn chất liệu là thể xác của in name card. Vì thế, nếu bạn kết hợp dung hòa được 2 yếu tố trên thì bạn sẽ có một name card hoàn hảo.

Trên thị trường hiện nay có rất nhiều các loại giấy đa dạng về màu sắc & định lượng (dày, mỏng) khác nhau. Tuy nhiên, trong khoảng thời gian gần đây trào lưu in name card bằng giấy mỹ thuật được ưa chuộng hơn cả.


7 ý tưởng vẽ trang trí bìa sổ tay cực kỳ độc đáo

Trang trí bìa sổ tay vừa là một cách vô cùng hữu hiệu để biến cuốn sổ tay của bạn trở nên cuốn hút hơn vừa là một cách để thư giãn rất hiệu quả.

Vậy thì, bạn nên làm gì nếu muốn “ thay áo ” cho cuốn sổ tay của mình? 2IDEA có 7 gợi ý dành cho bạn đây:


9 Ý tưởng thú vị cho việc viết nhật ký của bạn

Không phải thứ gì bạn cũng muốn hay nên chia sẽ, có những thứ mà việc diễn tả bằng bút và giấy sẽ giúp bạn cảm thấy thú vị hơn rất nhiều.

Hơn nữa viết nhật kí nó còn như 1 món quà mà bạn dành tặng cho chính mình vào tương lai vậy.


8 Ý tưởng trang trí sổ tay mà bạn có thể áp dụng ngay

Các bạn có biết sổ tay chính là vật bất ly thân của mỗi chúng ta trong thời đại hiện nay. Nhờ những cuốn sổ tay, các bạn có thể lưu lại tất cả những thông tin cần thiết cũng như các vấn đề hàng ngày mà bạn không thể nào nhớ nổi.

Hãy cùng 2IDEA tham khảo những thông tin hữu ích trong bài viết dưới đây nhé!