Cách lập kế hoạch công việc hiệu quả bằng sổ tay


0.0 (0 đánh giá)

Bạn biết rằng mình phải lập kế hoạch công việc. Đống tài liệu chưa được giải quyết, vài lần trễ họp với khách hàng rồi còn bị sếp nhắc nhở vì không kịp deadline.

Bạn đã tìm hiểu trên trời dưới biển, biết bao là cách lập kế hoạch công việc. Bạn làm ra một bản kế hoạch vài ( chục ) dòng excel để theo dõi công việc. Nhưng rồi, bạn phát hiện ra, thứ bạn cần để lập kế hoạch công việc chỉ là một cuốn sổ tay đơn giản?

Tại sao lại thế?

 

Trong thời đại smartphone này, chẳng phải những thứ như sổ tay đã trở thành lỗi thời rồi hay sao?

Đáp án là KHÔNG.

Những người thành công nhất ( không chỉ ở Việt Nam ) mà trên thế giới như Richard Branson, Bill Gates đêu mang một cuốn sổ tay bên mình.

Hoặc bạn có thể nhìn sếp mình mà xem, chẳng phải lúc nào sếp của bạn cũng mang theo một cuốn sổ tay bên mình đấy hay sao?

Vậy, bây giờ bạn có thể thắc mắc, làm thế nào mà tôi có thể lập kế hoạch công việc hiệu quả chỉ bằng một cuốn sổ tay đơn giản như vậy?

Bài viết này sẽ cho bạn câu trả lời.

Hướng dẫn cách lập kế hoạch công việc hiệu quả bằng sổ tay cá nhân

Lập kế hoạch công việc rất đơn giản. Bạn không cần một bản kế hoạch dài hàng chục trang Power Point giống như lúc thuyết trình với sếp. Bạn cũng không cần một file excel chứa hàng chúc dòng. Nhưng tất nhiên, bạn cũng cần chuẩn bị một số thứ.

Vậy thì bạn cần chuẩn bị những gì để bắt đầu lập kế hoạch công việc cho bản thân mình?

lap-ke-hoach-bang-so-tay-de-hay-kho

Hãy chuẩn bị 1 tách cà phê để thưởng thức trước khi vào 1 kế hoạch chi tiết bạn nhé.

Thứ đầu tiên bạn cần chắc chắn là một cuốn sổ tay. Nếu có thể, hãy sắm cho mình một quyển sổ planner để lập kế hoạch hiệu quả hơn.

Bạn cũng không cần sắm những cuốn sổ quá sang chảnh như molskine hay sổ da bò. Một cuốn sổ tay cá nhân mà bạn có thể tìm thấy ở hiệu sách gần nhà là đủ rồi.

Nếu bạn đang phân vân không biết lựa chọn những cuốn sổ tay nào, hãy tham khảo những mẫu sổ Planner đang bán chạy của 2IDEA tại đây ( link về sổ tay 2IDEA ).

Tiếp theo là bút, tất nhiên rồi. Không có bút thì ghi chép bằng gì phải không?

Bạn có thể dùng bất cứ loại bút nào mình thích, nhưng hãy chú ý về nét bút và màu mực nhé. Bạn sẽ không muốn viết vào một cuốn sổ bị lem mực nhem nhuốc đâu.

Một thứ nữa mà bạn cần chuẩn bị là bút màu. Tại sao lại thế? Vì bạn sẽ phải ghi chép rất nhiều, một chiếc bút màu sẽ giúp bạn làm nổi bật những ý quan trọng mà bạn cần ghi nhớ.

Màu sắc cũng sẽ giúp cuốn sổ tay của bạn đẹp mắt hơn nhiều đấy.

Tiếp theo, đã đến lúc bạn bắt tay vào lập kế hoạch công việc.

Bước đầu tiên là bạn hãy suy nghĩ xem một ngày làm việc lý tưởng đối với bạn sẽ ra sao. Bạn sẽ thức dậy lúc mấy giờ, đến cơ quan lúc mấy giờ, bạn sẽ làm gì lúc ở công ty? Bạn tan làm lúc mấy giờ? Sau giờ làm bạn sẽ làm gì?

Nhưng đừng chỉ nghĩ không, hãy ghi tất cả những điều đó vào cuốn sổ tay của mình. Và nhớ ghi thêm mốc thời gian cho từng công việc bạn nhé.

lap-ke-hoach-bang-mau-sac-trang-tri

Màu sắc cũng sẽ giúp cuốn sổ tay của bạn đẹp mắt hơn nhiều đấy

Hãy ghi lại những điều tạo động lực cho bạn

Cách lập kế hoạch công việc hiệu quả không chỉ dừng lại ở việc sắp xếp công việc của mình, mà còn phải làm sao để bạn thực hiện công việc đó hiệu quả nhất.

Hẳn bạn sẽ rất chán nản khi cứ phải làm việc mà không biết mục tiêu của mình phải không? Có thể lúc đầu bạn rất hăng hái, nhưng lại nản dần theo thời gian. Bây giờ là lúc bạn cần tự tạo động lực cho bản thân mình.

Ví dụ: bạn có thể ghi lại những mục tiêu công việc của mình, mục tiêu dài hạn hoặc ngắn hạn, nhưng đó phải là nhưng điều bạn thực sự mong muốn.

Một tuần làm việc hiệu quả của bạn trông như thế nào?

Liệt kê ra những việc bạn phải làm mỗi ngày trong tuần. Ví dụ, nếu bạn có con, có thể thứ 3 là ngày bé phải đi học thêm, hoặc thứ 5 tuần này là ngày bạn phải trình bày bản kế hoạch kinh doanh với sếp.

Việc này cũng giống như lên danh sách những việc bạn phải làm trong tuần và sắp xếp những việc đó vào những mốc thời gian cụ thể. Bạn sẽ dễ theo dõi và quản lý công việc hơn nhiều đấy.

Lên kế hoạch trước cho các buổi họp

Họp hành là một điều bạn không thể từ chối nếu đang đi làm. Nếu bạn thường xuyên trễ lịch họp hoặc tệ hơn là quên luôn mất lịch họp, bạn sẽ cần một cuốn sổ tay.

Bạn nên dành hẳn một trang trắng cho việc lập kế hoạch họp hành. Cẩn thận hơn, bạn có thể ghi lại nội dung chính của mỗi buổi họp trước khi buổi họp bắt đầu. Như vậy, bạn sẽ chủ động hơn lúc họp hành và hạn chế được tình trạng họp xong mà không biết mình phải làm gì tiếp theo.

Sử dụng khung thời gian để lập kế hoạch hiệu quả

Chúng ta đều có một khung thời gian trong ngày mà chúng ta làm việc năm xuất nhất. Đó có thể là khoảng thời gian sáng sớm nếu bạn là một người dậy sớm. Hoặc có thể lúc đó là 24 giờ đêm nếu bạn là một cú đêm.

Hãy áp dụng quy tắc 80/20 trong bước này. 80% kết quả công việc được đem lại từ 20% thời gian làm việc. Vì vậy, khoảng 20% này của bạn rất quan trọng.

Hãy xếp những công việc quan trọng nhất, cần nhiều công sức nhất vào khoảng thời gian bạn năng xuất nhất. Ví dụ như việc lập kế hoạch cho cả tuần hay chuẩn bị kế hoạch kinh doanh cho doanh nghiệp của bạn chẳng hạn.

Cuối ngày trước khi đi ngủ hãy dành ra khoảng 15 phút để review lại công việc trong ngày bạn nhé.

Luôn dành ra một khoảng thời gian để nhìn lại kế hoạch của mình

Bạn có thể dành ra một khoảng thời gian mỗi tuần để đánh giá lại kế hoạch của mình. Hoặc nếu bạn muốn đánh giá nó hàng ngày, bạn có thể dành ra 15 phút cuối mỗi buổi tốt để đọc lại những gì mình đã ghi chép trong cuốn sổ tay.

Việc review lại kế hoạch của mình sẽ giúp bạn biết được những gì mình làm tốt, những gì chưa tốt để xây dựng một kế hoạch hiệu quả hơn trong tương lai.

Tại 2Idea, chúng tôi cung cấp dịch vụ in ấn sổ tay và thiết kế thương hiệu. Để sở hữu những mẫu sổ tay đẹp, ấn tượng dành riêng cho doanh nghiệp của bạn hoặc làm quà tặng, hãy tham khảo sản phẩm tại website: http://2idea.com.vn/san-pham/so-tay hoặc liên hệ với chúng tôi theo thông tin sau đây:

VPGD: 28 ngách 4, ngõ 360 đường La Thành, quận Đống Đa, TP. Hà Nội.

Tel: 024.3512.2882

Hotline: 098 357 1900

Email: info@2idea.com.vn

Website: www.2idea.com.vn

Tham khảo thêm một số bài viết dưới đây :

5 cách viết sổ tay đẹp và hiệu quả để tăng năng suất làm việc của bạn


Bài viết khác

Phân biệt sổ tay bìa da – 9 phương pháp đơn giản

Khi đi mua hay đặt làm sản phẩm, việc phân biệt sổ tay bìa da thật và sổ tay giả da là vô cùng quan trọng. Trong ngành sản xuất sổ da, 2 chất liệu chủ yếu thường xuyên được sử dụng đó là da thật (da bò, da hươu, da cá sấu,...) và simili giả da hay còn gọi là PU.


8 chất liệu in card visit nhanh phổ biến của doanh nghiệp

Có thể nói thiết kế là linh hồn còn chất liệu là thể xác của in name card. Vì thế, nếu bạn kết hợp dung hòa được 2 yếu tố trên thì bạn sẽ có một name card hoàn hảo.

Trên thị trường hiện nay có rất nhiều các loại giấy đa dạng về màu sắc & định lượng (dày, mỏng) khác nhau. Tuy nhiên, trong khoảng thời gian gần đây trào lưu in name card bằng giấy mỹ thuật được ưa chuộng hơn cả.


In sổ tay bìa da số lượng ít tại Hà Nội

In sổ tay da theo yêu cầu lại tiếp tục đứng đầu danh sách khi nói đến quà tặng doanh nghiệp. Sổ tay da được xem là một món quà thiết thực được sử dụng hằng ngày. Sử dụng sổ tay da để quảng cáo sẽ giúp cho thương hiệu của bạn thu hút sự chú ý của khách hàng và khiến logo thương hiệu cũng như thông điệp của bạn được chú ý hơn.


Mindmap là gì? Các sử dụng mindmap hiệu quả ?

Mindmap hay còn được gọi là sơ đồ tư duy, là một trong những phương thức tự ghi chép lên giấy bằng hình ảnh và kết hợp với nhiều màu sắc và nét vẽ để tạo ra hình tượng hoá kiến trúc. Vậy mindmap là gì? ưu điểm và ứng dụng mindmap vào đời sống cũng như cách vẽ sơ đồ tư duy hiệu quả nhất như thế nào? Mời các bạn cùng 2IDEA đi tìm hiểu những thông tin của mindmap nhé.


Brain Storm là gì ? Tại sao mọi người lại cần nó?

Trong học tập cũng như trong công việc cũng như trong học tập, cacs bạn hẳn không ít lần nghe đếb từ brainstorm. Nhưng brainstorm là gì và brainstorm như thế nào mới hiệu quả?, Và tại sao lại cần đến brainstom ? . Nhung để hiểu rõ về brainstorm thì chưa chắc tất cả mọi người đều biết. Để làm rõ hơn vấn đề này mời các bạn cùng 2IDEA cùng nhau t ìm hiểu về brainstorm hay còn được gọi là " Động Não" nhé.


Bullet Journal - Cuốn sổ tay quản lý công việc hiệu quả nhất

Cái tên Bullet Journal đang trở nên ngày càng quen thuộc như một phương pháp quản lý công việc hiệu quả. Phương pháp ghi chép này đã vượt qua cái bóng của một trào lưu nhất thời và trở thành một thói quen mới của nhiều người thành công.

Trong bài trước, chúng tôi đã giới thiệu cho bạn Bullet Journal là gì và những lợi ích của việc ghi chép theo phương pháp Bullet Journal.

Vậy, sử dụng Bullet Journal thế nào để cuộc sống của bạn trở nên ngăn nắp hơn? Hãy cùng tìm hiểu nhé.